El depósito de las aportaciones sometidas a evaluación en repositorios institucionales, temáticos o generalistas de acceso abierto es un requisito en las convocatorias de sexenios. El repositorio institucional de la UCM es Docta Complutense.

Para cumplir con este requisito, debes depositar en Docta aquellas publicaciones que incluyas en tu candidatura y que no se encuentren en ningún repositorio institucional. La biblioteca debe revisar las publicaciones antes de su aprobación. Esta tarea no es automática ni instantánea ya que requiere la comprobación de los metadatos de los documentos y de los permisos editoriales que les afectan, todo ello para cumplir con la finalidad y los estándares de calidad del repositorio institucional y del mandato de ANECA.

Comprueba previamente que no se encuentran ya en el repositorio. Si ya tienes publicaciones en revisión, no es necesario que vuelvas a depositarlas. Si durante el proceso de revisión encontramos algún problema, nos pondremos en contacto contigo para que lo corrijas. Cuando se aprueben, Docta te lo comunicará mediante un correo electrónico automático.

Para evitar que el proceso de revisión se retrase más de lo conveniente, es vital depositar el archivo de la versión del documento permitida por la revista y/o editorial. Puedes consultar aquí las clases de versiones existentes, aunque de forma habitual trataremos con dos:

• VoR = version of record = PDF publicado = versión publicada = PDF final
• AM = accepted manuscript = versión aceptada = postprint = versión final del autor = AAM = author's accepted manuscript = manuscrito aceptado del autor. En definitiva, esta versión tiene el mismo contenido que la versión finalmente publicada (VoR), pero sin la maquetación de la editorial.

El archivo de una versión u otra depende de cómo se haya publicado el documento (artículo de revista, capítulo de libro o libro):

• Documentos publicados en open access o acceso abierto. Archiva la versión VoR que se descarga desde la página oficial.
• Documentos no publicados en open access. Estos son los casos problemáticos. Tienes que seguir los siguientes pasos:
  • Archiva la versión del documento que la revista y/o editorial permita que vaya en abierto en el repositorio. Muchas revistas y editoriales hacen explícita su política de autoarchivo en repositorios institucionales con instrucciones detalladas. Son de obligado cumplimiento. Están bajo epígrafes llamados Políticas de autoarchivo, Autoarchivo, Acceso abierto, Ruta verde, Política de repositorio. Puedes utilizar Open policy finder para ayudarte a localizar los enlaces a estas páginas.
  • Las políticas de autoarchivo en repositorios institucionales no siempre se hacen explícitas. Si no las localizas, tienes que consultar los contratos de edición o pedir permiso a la revista y/o editorial para el archivo en abierto de alguna versión del documento. En muchas ocasiones lo conceden. El objetivo del repositorio es que los documentos estén en acceso abierto en la medida de lo posible y hay que agotar todas las vías para lograrlo. Además, según los baremos de la convocatoria, las aportaciones que estén en un repositorio abierto y se puedan descargar pueden obtener más puntuación en la evaluación. 
  • Si la versión permitida por la revista y/o editorial es la AM, archiva también la VoR en el mismo ítem para que podamos comprobar todos los metadatos. Luego la eliminaremos. En definitiva, la VoR tiene que ir siempre.
  • Si dudas sobre cuál versión puede ir en abierto, archiva las dos (VoR y AM) en el mismo ítem. Eso agiliza nuestra revisión.
  • Puedes solicitar a la revista y/o editorial que te faciliten las copias de tu documento para el archivo en tu repositorio institucional. En muchas ocasiones las facilitan.

Si tienes que escanear el documento publicado (artículo de revista o capítulo de libro), es importante que cumpla con unos requisitos mínimos de calidad, ya que va a estar alojado en un repositorio institucional:

• Ha de ser un PDF de texto, no de imagen, del documento completo. Los programas de edición de archivos en formato PDF pueden hacer la conversión de un PDF de imagen a un PDF de texto. También puedes escanear el documento en papel utilizando un escáner con OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Se prefiere el escaneado a doble cara en un escáner plano con OCR. La Sala General de la Biblioteca de Filología cuenta con un escáner de estas características.
• Las páginas del documento han de ir en un único archivo, en su orden de paginación, en posición vertical, bien orientadas, con los renglones rectos, bien encuadradas y sin cortes en el texto, en definitiva, que favorezcan su lectura. La inclusión de la portada (anverso y reverso) facilita los datos de identificación del documento.
  Los ítems cuyos archivos no cumplan con estos requisitos mínimos de calidad serán rechazados para que los puedas corregir.

Por eso, siempre será mejor la copia que te proporcione la editorial.

Para realizar los depósitos puedes consultar el capítulo Cómo depositar en Docta de la biblioguía Docta Complutense: guía básica.

Si tienes cualquier duda, puedes escribir a buc_fll@ucm.es