Definición 

El canje es el procedimiento por el que la Biblioteca de la Universidad adquiere de otras instituciones científicas y académicas materiales bibliográficos editados por las mismas a cambio de enviar las publicaciones propias.

Se basa en un acuerdo entre dos instituciones en el que se concretarán los términos del intercambio y los títulos de las publicaciones que se recibirán, así como las que se enviarán.

Se intentará, en la medida de lo posible, que exista un equilibrio en número y/o calidad entre las publicaciones recibidas y enviadas.

En el intercambio se utilizarán principalmente las revistas publicadas por el Servicio de Publicaciones de la Universidad, de las que son responsables diferentes Departamentos, Facultades o Escuelas.

Existirá un modelo de acuerdo de intercambio redactado en español e inglés que recoja o refiera la aprobación documentada de la institución con la que se intercambia. No obstante, podrá ser suficiente para establecer un acuerdo propuesto por la otra institución un documento aportado por la misma, siempre que la BUC acepte sus condiciones.

Criterios de selección

• 1. Origen de las publicaciones:
  
  Se empleará el procedimiento del canje para obtener, preferentemente, publicaciones de otras universidades, de otras instituciones científicas, académicas y artísticas, así como de organismos oficiales, cuyo sistema limitado de difusión y distribución o el no hallarse disponibles en el mercado, lo hagan más eficaz para su obtención, a la vez que se racionalizan los gastos, sustituyendo la suscripción de pago por el intercambio con publicaciones propias.
  
  
• 2. Pertinencia y calidad:
  
  Los títulos serán seleccionados y propuestos por los centros que deseen integrarlos en sus colecciones a través de sus bibliotecas.

Es recomendable que las decisiones de selección se aprueben en las respectivas Comisiones de Biblioteca de los centros, tal como se hace con la colección de revistas suscritas.

En cualquier caso, los títulos seleccionados deberán cumplir los siguientes requisitos:

• Responder a criterios de calidad científica, académica o artística.
• Consistir en su mayor parte en trabajos de investigación.
• Disponer de un sistema de control de calidad a través de un editor, consejo editorial o mecanismo de evaluación por expertos.
• Tener un ISSN (International Standard Serial Number) será un criterio preferente, aunque no excluyente.
• Ser de interés para los usuarios.
• Suponer una aportación significativa a las colecciones.
  
  
• 3. Duplicados:
  
  
• Se evitarán al máximo las duplicaciones de publicaciones recibidas.
• No se duplicarán, en cualquier caso, en un mismo centro.
• En los nuevos acuerdos o propuestas de ampliación de los existentes, no se duplicará en versión impresa ninguna publicación de la que exista una versión electrónica en acceso abierto, salvo que tenga un valor especial, artístico o similar.
  
  
• 4. Acceso electrónico:
  
  Las publicaciones recibidas que se editen exclusivamente en versión electrónica o dispongan de una versión electrónica además de la impresa, podrán seguir siendo objeto de canje si su versión electrónica presenta alguna de estas circunstancias:
• No es de acceso abierto, pero se puede incluir en un acuerdo de intercambio. En este caso se podrá seguir recibiendo la versión impresa, la electrónica o ambas.
• Es de acceso abierto pero tiene embargo (retraso editorial de la versión electrónica respecto a la impresa). En este caso se podrá seguir recibiendo la versión impresa o bien renunciar a ella si se estima que el embargo no es significativo.
  
  
• 5. Evaluación de solicitudes:
  
  Todas las solicitudes de inicio o cancelación de un intercambio deberán enviarse justificadas documentalmente al Servicio de Gestión de las Colecciones, donde serán evaluadas desde el punto de vista técnico.

 

Criterios de cancelación de acuerdos

Serán objeto de estudio de cancelación aquéllas publicaciones que sufran continuamente retrasos considerables e injustificados en los envíos, a pesar de las reclamaciones realizadas, o bien que sufran habitualmente faltas de números, produciéndose saltos en la colección.

En los casos de publicaciones con acuerdo de canje que pasen a editarse también en versión electrónica con acceso abierto sin ningún embargo, el Servicio de Gestión de las Colecciones evaluará, en colaboración con las bibliotecas de los centros implicados, la continuidad de la recepción de la versión impresa, dando prioridad a la electrónica si se dan garantías suficientes de accesibilidad y mantenimiento.

En los casos de publicaciones con acuerdo de canje que pasen a editarse exclusivamente en versión electrónica con acceso abierto, el Servicio de Gestión de las Colecciones, en colaboración con las bibliotecas de los centros implicados, evaluará la continuidad y condiciones del acuerdo.

Asimismo, en el caso de que una biblioteca solicite no seguir recibiendo una revista y su cancelación produjera la finalización del acuerdo de canje con la institución editora, se evaluará tal solicitud, con el objetivo de garantizar la continuidad del envío de la revistas UCM implicadas en tal acuerdo y se buscarán vías alternativas, como, por ejemplo, enviarlas como una donación regularizada, de acuerdo con el Servicio de Publicaciones.

 

Colecciones y acceso

Todas las publicaciones recibidas con acuerdo de canje suscrito por la Biblioteca de la Universidad Complutense se integrarán en alguna colección de las bibliotecas de la misma y serán accesibles para todos los usuarios.

El Servicio de Gestión de las Colecciones, en coordinación con los demás Servicios Centrales, estudiará la forma más adecuada de integrar el acceso a las versiones electrónicas de las revistas recibidas por canje o que anteriormente se recibían por canje en las herramientas de acceso, información y gestión de la biblioteca.

 

Información y metadatos

A todas las publicaciones recibidas con acuerdo de canje e integradas en una colección se les aplicará el proceso técnico que les corresponda por su tipología mediante las herramientas de gestión de la biblioteca y se podrán localizar en el catálogo de acceso público.

Las publicaciones seriadas se reflejarán, además de a través de su información bibliográfica, mediante un registro de fondos que exprese los números existentes y sus ubicaciones, con sus correspondientes kardex, por medio de los cuales se gestionará la recepción de los que estén por recibirse.

Adicionalmente, se podrán elaborar otros recursos de información como directorios y guías que se publicarán en el sitio web de la biblioteca y que sirvan de referencia complementaria tanto interna como externa de las publicaciones recibidas y las instituciones con las que se mantienen acuerdos.

 

Anexo

Modelo de acuerdo de intercambio