La financiación de las colecciones se encuentra en relación directa con la estructura económica de la Universidad. Normalmente, a principios de año se aprueba el presupuesto general, del que una cantidad se reparte entre los diferentes centros, en función del modelo de distribución aprobado al efecto. Los gastos corrientes de las adquisiciones y la conservación de los fondos de las bibliotecas corren por cuenta de los presupuestos de sus respectivos centros y se gestionan por parte de las mismas, aunque no existe un modelo único en todos los centros a la hora de establecer asignaciones presupuestarias para las colecciones, así como tampoco hay uniformidad en la proporción de las cantidades asignadas.

En el Reglamento de la BUC (artº 101) se establece que las bibliotecas de centro contarán con un presupuesto destinado a cubrir las necesidades de infraestructura, equipamiento, conservación, mantenimiento y adquisiciones de materiales bibliográficos y documentales.

Además de las cantidades gestionadas por las bibliotecas de los centros, la dirección de la Biblioteca y los Servicios Centrales disponen habitualmente de diferentes partidas presupuestarias, cuyo objetivo es el desarrollo de la colección nuclear de recursos electrónicos y el apoyo a las bibliotecas de los centros en la adquisición de materiales relevantes o complementarios, para garantizar el equilibrio de las colecciones.

En los últimos años, el gasto conjunto en la colección supone, aproximadamente, una media anual de un 80 % del presupuesto total de la biblioteca (sin contabilizar los gastos en recursos humanos, edificios y mantenimiento de infraestructuras) y se reparte entre: monografías impresas, revistas impresas, recursos electrónicos y otros documentos, así como en encuadernación, préstamo Interbibliotecario y suministro de documentos.

 

El porcentaje de presupuesto destinado a cada apartado varía según las Facultades y Escuelas, en las que se imparten disciplinas muy diversas. Además, comparadas las bibliotecas de ciencias, ciencias de la salud, humanidades y ciencias sociales, la distribución varía en correspondencia con el mayor o menor peso específico de los distintos tipos de documentación para la comunicación académica y científica de cada área.

De igual forma, la cuota dedicada en cada biblioteca para los distintos fines de las colecciones (docencia, aprendizaje e investigación) varía en función de los presupuestos disponibles, el número de profesores, investigadores y alumnos y sus necesidades relativas, y de la cantidad y tipología de los estudios que se imparten.

Monografías, revistas y otros documentos: las adquisiciones de libros, revistas y obras de referencia en papel, películas, música, literatura gris, documentos en microformas y documentos similares se realizan en las bibliotecas de los centros con los presupuestos que éstos les asignan.

La BUC y el Consorcio Madroño adquieren colecciones de revistas electrónicas, bases de datos con texto completo y libros electrónicos, si bien aún prevalece el modelo comercial "impreso + electrónico", lo que implica que el coste principal de las revistas recae en las bibliotecas de los centros. La Biblioteca entiende que, en consonancia con la evolución de la comunicación científica y académica y del mercado editorial, las colecciones de revistas de los principales editores mundiales deberán adquirirse en los próximos años según el modelo "sólo electrónico" y que ello impulsará la concentración de los presupuestos actuales, en beneficio de una gestión económica, ágil y eficaz.

Otros recursos electrónicos: la BUC, con presupuesto propio, el Consorcio Madroño y la FECYT adquieren y mantienen asimismo la mayor parte de las bases de datos de uso general y multidisciplinar (de índices y resúmenes, jurídicas, económicas), portales científicos, libros electrónicos y obras de referencia en línea.

Otras colecciones: en función de la disponibilidad presupuestaria, la BUC puede asignar cantidades variables a la formación y desarrollo de otros tipos de colecciones, que cubran necesidades menos perentorias, pero que sirvan como complemento, como una colección general de ocio, entendiendo que la formación universitaria ha de ser lo más integral posible y que la Biblioteca ha de posibilitar la difusión de la cultura general entre sus usuarios.

Encuadernación: una pequeña cantidad se destina en cada biblioteca a la encuadernación, en especial de revistas y libros con las cubiertas deterioradas y cuyo uso se prevé aún intenso.

Préstamo interbibliotecario y suministro de documentos: la BUC gestiona el presupuesto destinado a costear las peticiones de préstamos de libros y copia de artículos a otras bibliotecas, en los casos en que no se encuentra el material en la Universidad y no procede la adquisición propiamente dicha.