Expurgos

Concepto, definición y terminología del expurgo

Es una operación técnica de evaluación crítica de la colección, que puede llevar a la retirada de la biblioteca de documentos que cumplen una serie de condiciones establecidas por la misma, con objeto de ofrecer al usuario una colección organizada, cohesionada y coherente con sus necesidades.
Debe considerarse como una tarea habitual y periódica en la Biblioteca Complutense.
El expurgo no supone necesariamente la destrucción o pérdida de una parte de la colección, sino una nueva organización que se ajusta a nuevas necesidades.
A efectos de este procedimiento no se considerará expurgo la no elección de obras ofrecidas en donaciones, legados y cesiones hasta que no sean aceptadas por la biblioteca y formen parte de su colección.
Dentro del Procedimiento de expurgo pueden aparecer términos como:

SELECCIÓN NEGATIVA Y DESELECCIÓN: se consideran sinónimos de expurgo, en el sentido de referirse a un proceso cuya finalidad es seleccionar unas obras para ser desechadas.
RETIRADA DE LA COLECCIÓN: cuando los documentos salen definitivamente y son dados de baja de la Biblioteca Complutense.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: cuando los documentos retirados de la colección finalmente se destruyen.
REUBICACIÓN DE FONDOS: es una modificación en la localización, es decir, un traslado de una colección a otra en la misma biblioteca.
TRANSFERENCIA DE FONDOS: cuando los documentos salen de una biblioteca de la BUC para ir a otra biblioteca distinta pero dentro de la propia BUC. Se produce un traslado de una biblioteca a otra, pero en la misma institución.
CONSERVACIÓN COMPARTIDA: en nuestro caso se refiere al hecho de cumplir las obligaciones derivadas de la conservación del fondo entre todas las bibliotecas que forman la BUC, pudiendo trasladar fondos expurgados de una biblioteca a otra, donde se considere más adecuada su conservación. (Aplicable esencialmente a las publicaciones periódicas).

Marco legal

Normativa aplicable

Razones para el expurgo

Los motivos por los que básicamente se debe hacer un expurgo son:

Modernización y actualización del fondo, así como adecuación a las áreas temáticas correspondientes
Mejora de la accesibilidad de la colección, especialmente en las Salas de libre acceso
Necesidad objetiva de la reestructuración del espacio
Mejora de la imagen de la biblioteca, eliminando fondos deteriorados y obsoletos.

Tipos documentales objeto de expurgo y documentos excluidos de expurgo

El expurgo se realizará según los criterios establecidos en este documento y siempre quedará garantizada la presencia de ejemplares en las bibliotecas de la UCM.
Es susceptible de expurgo cualquier tipo de material documental y en cualquier soporte: monografías, revistas, mapas, diapositivas, audiovisuales, recursos electrónicos.
Cada fondo, tipo o colección tendrá sus propios criterios e indicadores de expurgo en función de sus características, que se plasmarán en el correspondiente Plan de Expurgo y se ajustarán a esta Política general de expurgo de la BUC.
Se someterán a expurgo los fondos pendientes de introducir en el catálogo automatizado, procedentes de donaciones antiguas, centralizaciones, supresión de bibliotecas, etc., antes de proceder a su proceso técnico, para evitar lastrar las colecciones con documentos duplicados, obsoletos, en malas condiciones físicas, etc., excepto lo establecido para fondos no expurgables.

No se podrá hacer expurgo
En general, de obras incluidas en el Fondo Antiguo y Patrimonial, según la Ley 16/1985 de 25 de Junio PHE

De ningún ejemplar anterior a 1830.
De ejemplares únicos en la UCM.
De ejemplares anteriores a 1958 (fecha de D.L. para España) de los que no haya, al menos, 2 ejemplares en la BUC, siempre y cuando haya, al menos, 3 ejemplares en las Bibliotecas dependientes del Estado
De ejemplares posteriores a 1958 de los que no haya al menos 2 ejemplares en la BUC.
De ejemplares valiosos por cualquier motivo (primeras ediciones literarias, grabados, fotografías artísticas, encuadernaciones, etc.). En este caso deberían conservarse todos los ejemplares existentes.
De ejemplares de obras cuya calidad intelectual, informativa o de conocimiento tenga clara influencia para la ciencia o el pensamiento.

Destino de los fondos expurgados

Existen varios casos:

Los fondos reubicados o transferidos en los distintos centros de la Biblioteca Complutense se conservarán en sus nuevas ubicaciones.
Los fondos retirados de la colección de la Biblioteca Complutense, tras el expurgo, pueden ser:

Cedidos gratuitamente a otras administraciones públicas, fundaciones o asociaciones sin ánimo de lucro. Los costes derivados correrán siempre a cargo del cesionario.
Ofrecidos gratuitamente a la comunidad universitaria.
Vendidos, en las condiciones estipuladas por la UCM
Eliminados o Destruidos, en caso de gran deterioro físico y cuando no hayan podido ser vendidos o cedidos.

Criterios de expurgo

Criterios generales

Uso: se tendrá en cuenta el número de veces que se ha prestado o utilizado el documento, en relación con su tipología documental
Adecuación del contenido a las líneas de docencia e investigación de la universidad: se tendrá en cuenta la adecuación del contenido a los planes de estudio y las líneas de investigación desarrolladas en la Universidad.
Obsolescencia: el contenido ha dejado de ser actual, de responder a las necesidades de los usuarios o bien ha sido editado en otro soporte.
Deterioro no subsanable: imposibilidad de proceder a la restauración o reparación del soporte físico de la obra.
Redundancia y/o duplicidad: la misma obra se encuentra en distintos soportes o incluso en el mismo soporte produciendo una duplicación excesiva y no justificada

En cualquier caso siempre se asegurará un mínimo de ejemplares en la BUC y se tendrá en cuenta la importancia de conservar un número suficiente de obras directamente relacionadas con la Universidad Complutense; tanto de autores vinculados a ella, como obras acerca de la misma.

Criterios generales para el expurgo de monografías (libros):

Obsolescencia: se considera que una obra está obsoleta cuando la información que aporta está desfasada y carece de valor histórico o de investigación. También se puede tener en cuenta si se ajusta a los programas académicos y a las líneas de investigación de la Universidad. Podemos hablar de dos tipos de obsolescencia, que suelen estar relacionados: la del contenido y la de la propia publicación.
Para determinar la obsolescencia podemos atenernos a la fecha de publicación, la materia, el tipo de monografía o libro y la información que recoge.
Uso: si la obra sigue siendo demandada por nuestros usuarios o hace tiempo que no es solicitada.
Duplicidad: se consideran duplicados los ejemplares múltiples de un mismo título y las reimpresiones de una misma edición. Las distintas ediciones se consideran títulos diferentes.
Se mantendrá hasta un máximo de 3 ejemplares en cada biblioteca de las últimas ediciones de las materias propias de cada especialidad.

No será necesario conservar las obras que no se correspondan con la especialidad de cada centro y se encuentren en número suficiente en otras bibliotecas de la Universidad Complutense.

Estado físico: se considerará el buen estado o deterioro del ejemplar

En los ejemplares únicos se procederá a su expurgo sólo en caso de que el deterioro sea extremo y se considere que es imposible su restauración (en caso de haber 3 ejemplares en otros centros públicos no sería necesaria su conservación)
En cualquier caso, la decisión final de expurgar una monografía será, generalmente, una combinación de varios de los criterios expuestos anteriormente.

Excepciones:

Patrimonio bibliográfico. En ningún caso serán objeto de expurgo las obras que forman el Patrimonio bibliográfico (Ley 16/1985, artículo 50; Reglamento de la BUC, título X)
- Manuscritos
- Libros impresos anteriores a 1830
- Libros españoles impresos con anterioridad a 1958 de los que no existan 3 ejemplares en bibliotecas públicas
- Libros raros y curiosos
- Libros de singular valor
Ejemplares únicos (salvo gran deterioro)
Bibliografía básica recomendada en los últimos tres años

Criterios generales para el expurgo de materiales especiales:

Se aplicarán los mismos criterios para los diferentes materiales que forman nuestro fondo que los que se han expuesto para los libros o monografías.
En el caso de documentos en soportes para los que ya no exista tecnología que permita su lectura, se intentará sustituirlos por otras versiones, si fuera posible, o reproducirlos legalmente en soportes y sistemas más adecuados para su utilización, si el material que contienen se sigue considerando de utilidad para los usuarios. Podrán ser objeto de expurgo los ejemplares en cualquier tipo de soporte (casetes, videocasetes, disquetes, CD, CD-ROM, DVD) que sean incompatibles con los sistemas operativos vigentes o para los que no existan en el mercado lectores/reproductores adecuados, en las mismas condiciones que para el resto de documentos (duplicación, obsolescencia, etc.)

Criterios generales para el expurgo de publicaciones periódicas:

La colección de publicaciones periódicas debe ser objeto de unos criterios amplios, donde se evalúen la conservación compartida y el expurgo propiamente dicho.
La conservación compartida en las publicaciones periódicas es fruto del expurgo realizado individualmente por cada biblioteca, pero se planificará, a nivel global entre todas las bibliotecas implicadas antes de llevarse a término. Se tendrán en cuenta, las opiniones de la Comisión de Biblioteca de cada centro y los principios generales que a continuación se enuncian.

Principios generales de actuación para una conservación compartida:

Cada biblioteca conservará las revistas más afines a su materia, enviando las que no lo sean a la biblioteca correspondiente.
En el caso de colecciones duplicadas, se conservará solamente una en la biblioteca más afín a la materia, que completará y mejorará su colección con los fondos del resto, comprometiéndose a no expurgarla.
Las revistas de interés general para un área se conservarán en la Biblioteca del área que tenga la colección más completa, o bien en la Biblioteca Coordinadora de Área, que completará y mejorará su colección con los fondos del resto de las bibliotecas, comprometiéndose a no expurgarla.
De las colecciones impresas ya existentes se conservará una en el centro más afín, aunque se solape con los años disponibles en edición electrónica.

Serán objeto de expurgo preferentemente:
Los números de títulos duplicados, una vez completadas las colecciones destinadas a conservarse como resultado de la "conservación compartida".
Los títulos de los que, en el conjunto de la BUC, no tengamos al menos 1 año completo.
Revistas cuya temática no guarde ninguna relación con el centro. Sus números se ofrecerán a las bibliotecas del área correspondiente aunque ese título no conste en su colección.
Repertorios bibliográficos. Se expurgaran los años que queden cubiertos por las correspondientes bases de datos.
Publicaciones periódicas en formatos para los que ya no se disponga de medios técnicos para su reproducción (Véase expurgo de materiales especiales).
Quedarán excluidas de expurgo, aunque pertenezcan a alguna de estas categorías, las publicaciones periódicas que formen parte del Patrimonio Bibliográfico, o que puedan considerarse como fondo antiguo, por contar con fondos anteriores a 1830. (Véase Criterios generales)

Procedimiento de expurgo

Cada una de las Bibliotecas de centro deberá realizar los expurgos dentro del marco de los criterios y normas establecidos en la presente "Política general de expurgo de la Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid".
Es recomendable que cada biblioteca de centro realice un proceso general de expurgo de forma periódica y con una planificación previa, siempre que no se hayan llevado a cabo, durante ese período de tiempo, expurgos parciales (por colecciones, tipos de documentos, etc.)
Para cada proceso concreto de expurgo se redactará un Plan de Expurgo con los objetivos y criterios del mismo, que será aprobado por la Comisión de Biblioteca de cada centro.
Se podrán trasladar de una biblioteca a otra de la BUC ejemplares deseleccionados con el consentimiento de los directores de las bibliotecas implicadas previa autorización de las Comisiones de Biblioteca de dichos centros y el visto bueno del Director de la BUC.
Los documentos retirados de la colección tras el expurgo serán dados de baja en el registro de la biblioteca y marcados con el sello de dado de baja en la biblioteca.

Tareas previas:
Determinar la necesidad de expurgo y establecer los criterios que se van a seguir y a los documentos o colecciones a los que se va a aplicar.
Determinar lo que se hace con los documentos en cada caso: reubicación, transferencia, retirada de la Biblioteca Complutense...

Acciones:
Una vez seleccionados los documentos y decidido su futuro se procederá a:

Reubicación dentro de la biblioteca de origen: cuando las obras se trasladan de una colección a otra diferente, o pasan de la colección de libre acceso a depósito siempre dentro de la misma biblioteca con la finalidad de hacer una buena gestión de la colección.
Transferencia de la biblioteca de origen a otra biblioteca de la BUC: en el caso de disponer de un depósito para tal fin, allí se almacenarían hasta un máximo de tres ejemplares de cada edición. De no disponer de dicho depósito, los listados se ofrecerían en primer lugar a otras bibliotecas de la UCM, que traten de materias afines. En este caso los ejemplares se darán de baja y alta respectivamente en las bibliotecas correspondientes, haciéndolo constar en el catálogo CISNE.
Retirada definitiva de la BUC: se seguirán los siguientes pasos:

1. Dar de baja los ejemplares en la Biblioteca, con un sello que lo indique y hacer los cambios pertinentes en el catálogo CISNE
2. Donación de los ejemplares a otras instituciones, preferentemente otras universidades, o entidades sin ánimo de lucro. Para ello se difundirán listados en la página Web de la BUC; se ofrecerán directamente a bibliotecas especializadas en la materia a través de listas de distribución especializadas.
Los interesados siempre se harán cargo de los gastos de envío.
3. Si transcurrido un tiempo (no más de un mes) los ejemplares no son solicitados por ninguna institución, podrán ponerse a disposición de los usuarios de la biblioteca de forma gratuita, en un lugar habilitado para tal fin. Los ejemplares se darán de baja previamente en el catálogo, y se les pondrá un sello para identificarlos como material expurgado.
4. La venta de los ejemplares expurgados se realizará opcionalmente de acuerdo con la norma administrativa de la Universidad Complutense.
5. Los ejemplares que no hayan suscitado el interés de los usuarios se destinarán al reciclado de papel.

Evaluación del expurgo:
Terminado el proceso de expurgo es recomendable llevar a término una evaluación que permitirá comprobar si se han cumplido los objetivos previstos, detectar errores y corregir, si procede, los criterios y la metodología empleada. Se podrán considerar los siguientes indicadores:

Número de documentos dados de baja.
Número de documentos transferidos o reubicados.
Motivo de la eliminación.
Destino de los fondos.
Tiempo que ha durado el expurgo.
Número de personas que han participado en el proceso.
Tasa de eliminación: ratio entre el número de documentos retirados de la colección y el número total de documentos de la misma.
Ratio entre el número de adquisiciones y el de eliminaciones.
Tasa de rotación: número de préstamos en relación con el número de documentos disponibles, para evaluar si el uso de la colección ha mejorado después del expurgo.

Responsabilidades

El expurgo es una más de las operaciones técnicas relacionadas con la gestión de la colección por lo que su máximo responsable será el Director de la Biblioteca de cada centro, que, con la colaboración del personal bibliotecario que él designe, especialmente del responsable de gestión de las colecciones, elaborará el Plan de Expurgo para cada procedimiento concreto (expurgo general anual, expurgo del libre acceso, expurgo por colecciones...).
La responsabilidad podrá ser compartida entre el personal bibliotecario y el personal docente que sea especialista en la disciplina a analizar.
Se contará con la colaboración de los Servicios de Gestión de las Colecciones, de Proceso Técnico y Normalización y Servicio de Desarrollo Tecnológico y Sistemas que podrán aportar datos, asesoramiento técnico, coordinación de procesos entre distintos centros y elaboración de manuales de procedimiento
De todo proceso de expurgo se dará cumplida cuenta al Director de la BUC
Si como consecuencia del proceso de expurgo se produce el traslado de fondos de una biblioteca a otra, la Biblioteca receptora deberá estar de acuerdo con la transferencia de los fondos.
En caso de expurgos que supongan la eliminación de una parte muy considerable del fondo, que conlleve una reducción notable del patrimonio bibliográfico de la BUC, se requerirá el informe favorable de la Comisión de Biblioteca de la UCM para llevarlos a cabo.