Todos los materiales que forman parte de la colección de la BUC, independientemente de la vía de adquisición, se catalogan siguiendo las normas de descripción bibliográfica internacionales: Internacional Standard Book Description (ISBD) relativas a cada tipología documental y las reglas de catalogación españolas, así como las pautas de aplicación y desarrollo de toda esa normativa elaboradas en el Servicio de Proceso Técnico y Normalización de la biblioteca. La catalogación automatizada se realiza en formato MARC según el Manual de MARC 21 para la Biblioteca de la Universidad Complutense.

Asimismo, los documentos se clasifican siguiendo el tesauro con las materias que elabora la biblioteca: Tesauro Digital Complutense (clasificación alfabética) y la Clasificación Decimal Universal o CDU (clasificación sistemática).

A todos los materiales se les asigna una ubicación y una signatura que debe ajustarse a los esquemas establecidos para las diferentes colecciones en el programa de gestión documental de la BUC.

La información bibliográfica de los fondos de la colección así como de su disponibilidad y acceso (ubicación y/o acceso electrónico) se proporciona a través del catálogo en línea de la biblioteca y de su página web. Esta información se revisa y actualiza regularmente.

Una vez procesados, los libros se identificarán con las correspondientes signaturas, sellos y tejuelos para integrarlos en sus ubicaciones respectivas.

Periódicamente las bibliotecas realizarán el inventario o recuento de los fondos, utilizando los medios técnicos que proporciona el sistema integrado de gestión de biblioteca. Este inventario se realizara al menos una vez cada dos años en las colecciones de libre acceso y al menos una vez cada cinco años en las colecciones de depósito. De los manuscritos, incunables y obras de fondo antiguo o especial valor patrimonial se realizará recuento anual.