La aparición de las tecnologías de la información y su desarrollo vertiginoso en la última década, abriendo nuevas posibilidades de comunicación, incluyendo la comunicación científica y académica, ha modificado enteramente el mercado de la edición y la distribución de información. En poco más de diez años, se ha pasado de un mundo dominado por las publicaciones impresas a otro en el que revistas y libros se editan en formato electrónico y se consultan en línea, aumentando considerablemente la accesibilidad, las opciones de búsqueda, recuperación y explotación de la información.

La Biblioteca de la Universidad Complutense apuesta por las publicaciones electrónicas y por la información y la documentación digital, con acceso en línea a través de Internet, debido a sus innegables ventajas, y por servir tanto como un medio potente de racionalizar costes y evitar las duplicaciones, como de potenciar el uso de las nuevas herramientas de trabajo y la comunicación científica.

La BUC adquiere y mantiene una colección extensa de recursos electrónicos de distintos tipos, en colaboración con el Consorcio de las Bibliotecas Públicas de la Comunidad de Madrid y la UNED para la Cooperación Bibliotecaria (Consorcio Madroño).

 

Adquisición coordinada de recursos electrónicos

El rápido incremento del número de recursos electrónicos disponibles en el mercado y su extensión a los tipos documentales principales (revistas, libros, información bibliográfica, resúmenes, legislación, jurisprudencia, actas de congresos, informes de datos económicos, reproducciones de arte, fotografía, música) hacen necesario un esfuerzo coordinado para identificar, seleccionar y evaluar los productos que mejor se ajusten, en cada momento, a las necesidades reales.

Esta necesaria coordinación se refleja, en la BUC, en el proceso de selección de los recursos que gestiona el Servicio de Gestión de las Colecciones:

• a) Las bibliotecas de los centros son las receptoras y aglutinadoras de las demandas del personal docente e investigador, preferiblemente a través de comisiones de biblioteca.
• b) Cada biblioteca remite al Servicio de Gestión de las Colecciones y a la dirección de la biblioteca coordinadora de su área las solicitudes ya filtradas y evaluadas de los recursos que se requieren.
• c) El Servicio de Gestión de las Colecciones contacta con los proveedores para obtener información acerca de los costes, opciones y condiciones de adquisición de los recursos solicitados.
• d) El Grupo de Trabajo de Recursos Electrónicos de la Subcomisión de Adquisiciones de la Comisión de Gestión de las Colecciones de la BUC tiene la responsabilidad de analizar las solicitudes y la información obtenida por el Servicio de Gestión de las Colecciones, establecer la lista única y conjunta de las prioridades de adquisición y cancelación, y elevar propuestas a la Comisión de Biblioteca de la UCM, a través de la Subcomisión de Recursos de Información de la misma. El Grupo de Trabajo de Recursos Electrónicos está compuesto por la Subdirección de Servicios Técnicos y Adquisiciones, las direcciones de bibliotecas coordinadoras de áreas, la Jefatura del Servicio de Gestión de las Colecciones y la Jefatura de la Sección de Compras y Licencias.
• e) La Comisión de Biblioteca de la UCM considera las propuestas previamente informadas por la Subcomisión de Recursos de Información y, en su caso, las aprueba.

La selección de recursos electrónicos por este procedimiento tiene como fin cubrir las necesidades generales y multidisciplinares de la Universidad, así como las correspondientes a los recursos principales en las diferentes áreas de conocimiento. Para ello, las partes implicadas en el mismo se atienen a los siguientes criterios:

• Se consideran recursos de materias relacionadas con los estudios de la Universidad que presenten contenidos de carácter general o multidisciplinar. También se incluyen recursos especializados que son nucleares para una disciplina, de reconocida solvencia a nivel internacional y presentes en otras instituciones similares a la UCM.
• Un factor decisivo es la cancelación de las versiones impresas que se puedan estar adquiriendo del material solicitado y la eliminación de cualquier duplicación del contenido.
• Se tendrá en cuenta el índice de solapamiento que pueda presentar en relación con otros recursos ya adquiridos.
• Los recursos deben proporcionar acceso en línea, con las condiciones técnicas más favorables. La BUC sigue la política de que todos los recursos contratados habrán de dar acceso a toda la universidad y deberán facilitar el acceso desde fuera del campus, previa identificación de los usuarios autorizados.
• La actualización de los contenidos deberá ser suficiente según la materia y el tipo de contenidos.
• Se seleccionan recursos distribuidos en plataformas robustas de implantación en el mercado internacional. En cualquier caso, y en defecto de su distribución en una de tales plataformas, se tomarán en consideración, entre otros, los siguientes factores: que la interfaz disponga de las funciones avanzadas que son de uso corriente, como funcionalidades para la búsqueda, el filtrado de las consultas y la recuperación de la información; el diseño personalizado de alertas; la presentación de la información según estándares documentales internacionales; opciones de descarga, impresión y envío por correo electrónico; menús al menos en inglés, aunque se considera un factor positivo si también se encuentran en español; facilidad de navegación e interactividad.
• En caso de ser necesario firmar licencias o acuerdos para realizar la contratación, se tratará de lograr que el documento se redacte y se firme en español (solamente o junto con la versión original), que el ámbito legal que los regule sea también el español (solo o junto con el del proveedor) y que se garanticen los usos que la legislación sobre Propiedad Intelectual otorga a las bibliotecas.

Para cada tipo documental, la BUC preferirá ciertas opciones frente a otras, que se pueden resumir de la siguiente manera:

Revistas electrónicas. La BUC apuesta decididamente por la transformación progresiva de las suscripciones de versiones impresas de las revistas en las versiones electrónicas equivalentes con acceso en línea. Siempre que ello sea posible, la BUC adquirirá colecciones completas o paquetes de revistas de los editores más importantes, según el modelo comercial "sólo electrónico", en las mejores condiciones posibles. En todos los casos, la BUC tratará de obtener derechos de archivo de todas las revistas suscritas en formato electrónico.

La BUC, una vez analizadas las solicitudes del personal académico y las diferentes opciones disponibles, optará preferentemente por suscribir títulos y colecciones de editor (con acceso a través de su servidor). Se inclinará por suscribir bases de datos agregadas cuando el contenido en índices y resúmenes sea suficientemente significativo y el texto completo suponga un complemento, más que el foco de interés primario.

Libros electrónicos. Siendo este un campo aún en sus inicios, la biblioteca estudiará cada caso particularmente. No obstante, en general se preferirá adquirir títulos de los que la biblioteca no posee ejemplares impresos. En caso de ofrecerse como alternativa la suscripción y la compra única, se estudiará la proyección de uso futuro y la diferencia de coste, para elegir la mejor opción.

Bases de datos bibliográficas (de índices y resúmenes). Se preferirá el acceso a través de las plataformas más extendidas y con las mejores funcionalidades del mercado, favoreciendo la concentración de bases de datos de una misma área de conocimiento en la misma plataforma. Se preferirá el acceso mayor posible con la mejor ratio de coste por nivel de uso simultáneo. La evaluación anual de las estadísticas de utilización de las bases de datos podrá servir de fundamento para una reconsideración del nivel de uso simultáneo contratado.

Portales científicos y otros tipos de recursos electrónicos. Dada la especificidad de cada caso, toda solicitud se estudiará individualmente.

 

Adquisición cooperativa de recursos electrónicos

Las publicaciones y la documentación en línea se prestan inmejorablemente a la colaboración entre bibliotecas, por su carácter exento de restricciones espaciales.

La BUC participa en el Consorcio de las Universidades Públicas de Madrid y la UNED para la Cooperación Bibliotecaria (Consorcio Madroño), adquiriendo cooperativamente diversos recursos electrónicos.

La BUC apuesta por este sistema de adquisición, en la medida en que permite la negociación de mejores condiciones comerciales y de acceso para numerosos recursos, frente a la acción individual.

Al mismo tiempo, la BUC promueve a través de REBIUN y otras instancias la adquisición de licencias nacionales de recursos electrónicos y apoya activamente cualquier iniciativa que progrese en el objetivo de formar un "consorcio" nacional para la coordinación de la negociación, la contratación y la financiación de los recursos científicos principales.